บิลหรือใบกำกับภาษีที่ผิดเพียงจุดเดียว อาจทำให้ธุรกิจเสียสิทธิทางภาษีที่ควรได้
หลายธุรกิจได้รับเอกสารจากผู้ขายแล้วเก็บเข้าแฟ้มทันทีโดยไม่ได้ตรวจ เมื่อถึงเวลาทำบัญชีจึงพบว่าเป็น ใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง เช่น ชื่อบริษัทผิด ที่อยู่ไม่ตรง ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือมีเพียงสลิปโอนเงิน ซึ่งตอนนั้นผู้ขายอาจติดต่อยากแล้ว
ยิ่งส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตรวจเร็วเท่าไร โอกาสขอแก้ไขหรือขอเอกสารใหม่ก็ยิ่งสูงขึ้น
ทำไม ใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง จึงเป็นปัญหา
สำหรับกิจการที่จด VAT ภาษีซื้อจะนำมาเครดิตได้ก็ต่อเมื่อมีใบกำกับภาษีเต็มรูปที่มีรายการครบตามกฎหมาย หากรายการสำคัญขาดหรือผิด ภาษีซื้อนั้นอาจกลายเป็นภาษีซื้อต้องห้าม
ในด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล รายจ่ายต้องมีหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและเกี่ยวกับกิจการ สลิปโอนเงินอย่างเดียวบอกได้เพียงว่ามีการโอนเงิน แต่ไม่บอกว่าซื้ออะไร จึงมักต้องมีเอกสารประกอบเพิ่ม เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ หรือใบสำคัญจ่ายที่มีผู้รับเงินลงนาม
ตัวอย่างสถานการณ์ที่พบบ่อย
บริษัทซื้อวัสดุจากร้านค้า ร้านออกใบกำกับภาษีเป็นชื่อกรรมการแทนชื่อบริษัท หรือพิมพ์เลขผู้เสียภาษีผิดหนึ่งหลัก หากพบภายในเดือนเดียวกัน มักขอให้ร้านยกเลิกและออกฉบับใหม่ได้ง่าย แต่ถ้าพบตอนปิดงบปลายปี ร้านอาจปิดกิจการไปแล้ว
อีกกรณีที่พบบ่อยคือซื้อของออนไลน์แล้วมีเพียงหน้าจอคำสั่งซื้อ ควรขอใบกำกับภาษีจากร้านตั้งแต่ตอนสั่งซื้อ และระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของบริษัทให้ถูกต้อง
เช็กลิสต์ ใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง ที่ควรตรวจสอบ
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อครบถ้วน
- ระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาตรงกับที่จดทะเบียน
- มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” เลขที่ และวันที่ออกเอกสาร
- รายการสินค้าหรือบริการ จำนวน ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่มแยกชัดเจน
- ยอดในเอกสารตรงกับยอดที่โอนจ่ายจริง
- กรณีมีแค่สลิปโอน ให้ขอใบเสร็จหรือจัดทำใบสำคัญจ่ายประกอบ
เอกสารที่ควรเตรียมก่อนปรึกษาสำนักงานบัญชี
- ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือบิลที่ได้รับ
- สลิปโอนเงินหรือหลักฐานการชำระเงิน
- ใบสั่งซื้อหรือใบเสนอราคา (ถ้ามี)
- ข้อมูลติดต่อผู้ขาย
คำแนะนำจาก CPA
ตั้งกติกาในบริษัทว่าเอกสารซื้อทุกใบต้องถ่ายรูปส่งให้ฝ่ายบัญชีภายในสัปดาห์ที่ได้รับ และส่งชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทให้ผู้ขายทุกครั้งก่อนออกเอกสาร จะลดปัญหาเอกสารผิดได้มาก ศึกษาข้อมูลและประกาศล่าสุดเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร
บทความนี้เป็นข้อที่ 1 จากชุด 40 เรื่อง
อ่านภาพรวมทั้ง 40 เหตุการณ์ได้ที่ 40 เหตุการณ์สำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรปรึกษาสำนักงานบัญชี หรือดูบริการวางแผนภาษีและรับทำบัญชีรายเดือนของเรา
ไม่แน่ใจเรื่องนี้? ถาม A&V ก่อนตัดสินใจ
ทีม CPA จาก BIG4 พร้อมช่วยตรวจเอกสารและวางแผนภาษีให้ธุรกิจของคุณ
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไป การพิจารณาทางบัญชีและภาษีต้องอาศัยข้อเท็จจริง เอกสาร และกฎหมายที่ใช้บังคับกับแต่ละรายการ
