ค่าใช้จ่ายแบบไหนลดภาษีได้? เช็กก่อนจ่าย ป้องกันค่าใช้จ่ายต้องห้าม

ไม่ใช่ทุกบิลในนามบริษัทจะนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเข้าใจว่า ถ้าออกบิลในนามบริษัทได้ ก็ลดภาษีได้ทั้งหมด แต่ในทางภาษีมีสิ่งที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คือรายจ่ายที่แม้บริษัทจ่ายจริง แต่กฎหมายไม่ให้นำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ

โดยเฉพาะรายการที่ปนกันระหว่างเรื่องธุรกิจกับเรื่องส่วนตัวของกรรมการ เช่น ค่าอาหาร ของใช้ในบ้าน หรือค่าเดินทางท่องเที่ยว

ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คืออะไร และเสี่ยงอย่างไร

ประมวลรัษฎากรกำหนดหลักว่ารายจ่ายที่หักได้ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ และมีหลักฐานพิสูจน์ได้ รายจ่ายส่วนตัว รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ หรือรายจ่ายที่ไม่ได้จ่ายเพื่อกิจการ จึงถูกจัดเป็นรายจ่ายต้องห้าม

หากบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไปแล้วและถูกตรวจพบ บริษัทต้องบวกกลับเพื่อเสียภาษีเพิ่ม และอาจมีเบี้ยปรับเงินเพิ่มตามมา นอกจากนี้ภาษีซื้อของรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวกับกิจการก็มักนำมาเครดิตไม่ได้ด้วย

ตัวอย่างสถานการณ์ที่พบบ่อย

กรรมการซื้อเครื่องใช้ไฟฟ้าเข้าบ้านแล้วให้ร้านออกบิลในนามบริษัท หรือพาครอบครัวไปเที่ยวแล้วนำค่าโรงแรมมาลงบัญชี รายการเหล่านี้พิสูจน์ได้ยากว่าเกี่ยวกับกิจการ

ในทางกลับกัน ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้าอาจเป็นค่ารับรองที่หักได้ภายใต้เงื่อนไข และค่าเดินทางไปพบลูกค้าต่างจังหวัดเป็นรายจ่ายที่หักได้ หากมีหลักฐานว่าเดินทางไปเพื่องานจริง

เช็กลิสต์ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ที่ควรตรวจสอบ

• รายจ่ายนี้เกี่ยวข้องกับการหารายได้ของบริษัทอย่างไร
• มีผู้รับเงินที่ระบุตัวได้และเอกสารครบหรือไม่
• ใช้ในบริษัท หรือใช้ส่วนตัวของกรรมการ/ครอบครัว
• เป็นรายจ่ายประเภทที่กฎหมายจำกัดเพดานหรือมีเงื่อนไขพิเศษหรือไม่
• ภาษีซื้อของรายการนี้นำมาเครดิตได้หรือไม่
• ควรเบิกเป็นสวัสดิการพนักงานแทนหรือไม่

เอกสารที่ควรเตรียมก่อนปรึกษาสำนักงานบัญชี

• ใบเสนอราคาหรือรายละเอียดสินค้าที่จะซื้อ
• วัตถุประสงค์การใช้งานในธุรกิจ
• ชื่อผู้ใช้งานหรือสถานที่ใช้งาน
• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จหลังซื้อ

คำแนะนำจาก CPA

ถ้าไม่แน่ใจ ให้ถามก่อนจ่าย เพราะบางรายการปรับรูปแบบได้ เช่น จัดเป็นสวัสดิการพนักงานที่ทำทั่วถึง หรือแยกจ่ายจากเงินส่วนตัวตั้งแต่ต้น ดีกว่าบันทึกไปแล้วต้องบวกกลับภายหลัง ศึกษาข้อมูลและประกาศล่าสุดเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไป การพิจารณาทางบัญชีและภาษีต้องอาศัยข้อเท็จจริง เอกสาร และกฎหมายที่ใช้บังคับกับแต่ละรายการ